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内容証明郵便の捺印と提出で注意すること

内容証明郵便の捺印と提出についての注意点を解説します。

内容証明郵便の必要な通数を確認する

@年月日・住所・記名・捺印

文章の最後のところに、年月日、差出人の住所・氏名、名宛人の住所・氏名をを記載します。そして、差出人の氏名の下に捺印をします。この印は実印(市区町村役場に印鑑登録してある印)である必要はありません。

A用紙が複数になる場合

文書が1枚の用紙におさまらず、複数の用紙が必要になる場合、用紙と用紙がつながっていることを示すために、ホチキスなどでとじた上、そのつなぎ目に印を押します。これを契印と呼びます。この印には署名の下に押した印鑑を使用しなければなりません。

B送付できるのは1人1通に限られる

1つの内容証明郵便で送付できる文書は1通に限られます。同時に2通以上の文書を送付したいときはそれぞれ別の内容証明郵便として出す必要があります。

C発送に必要な通数

発送の際には、相手方(受取人)に郵送する現物のほかに、郵便局保管用と自分(差出人)保管用の謄本が必要です。つまり同じ文面のものを3通(相手が複数の場合は相手の数プラス2通)作成する必要があります。内容が同じであれば残りはコピーでもかまいません。

必要な通数は次のとおりです。

相手方が1名の場合

郵送用1通と謄本2通の計3通が必要です。出す側(差出人)が複数でも変わりません。

D前文・後文・あいさつ文

相手方に伝えたい内容を適確にかつわかりやすく表現することが大切です。したがって、時候の挨拶などの前文や結び文旬などの後文は省略してかまいません。ただ、相手方との良好な関係を壊したくないような場合には、前文・後文に文調を柔らげる記載をしてもいいでしょう。

E本文

必要な内容からはずれないようにとにかくわかりやすく書くようにしましょう。言葉づかいやニュアンスには細心の注意をはらう必要があります。書き忘れ、金額等の重要事項の書き間違いなどは出してしまってから気がついても後の祭りなので、絶対にしないようにしましょう。

内容証明郵便には字数や行数等に制限がある

@字数・行数について

1枚の用紙に書ける字数は決まっていることに注意しましょう。字数が限られていますので、とにかく必要事項を押さえて、的確に書くことです。

まず、1枚の用紙に書ける文字数に制約があります。縦書きの場合は、1行20字以内(記号は1個を1字)、用紙1枚26行以内に収めます。横書きの場合は、1行13字以内、用紙1枚40行以内(または、1行26字以内、用紙1枚20行以内)に収めます。あくまでも「以内」ですから、必ず1行に20字書かなければならないわけではありません。つまり、用紙1枚に520字までを最大限とし、1行の文字数も1枚の行数もこれより少ない場合はOKです。もちろん、長文になれば、用紙は2枚、3枚となってもかまいません。たとえば縦書きで1行16字、1頁10行でもかまいません。

使用できる文字は、ひらがな・カタカナ・漢字・数字です。英語は固有名詞に限り使用可能ですが、数字は算用数字でも漢数字でも使用できます。また、字数には句読点、かっこ等の記号も1字分として扱われます。

一般に記号として使用されている十、一、%、=なども使用できます。なお@、(A)などの丸囲み、かっこつきの数字は、文中の順序を示す記号として使われている場合は1字、そうでない場合は2字として数えます。

A字句の訂正方法

一度書いたものに1、2か所修正したい箇所ができてしまうことがあります。このような場合、全文を書き直さないで訂正、挿入や削除をすることもできます。

訂正、挿入、削除する場合には、訂正箇所を2本線で引いた後、正しい文字を書き加えます。その時は消した文字は読めるようにしておかなければなりませんから、けっして塗りつぶさないようにして下さい。訂正して正しく書き加える文字は、2本線を引いて消した文字の行の右欄または左欄(縦書きなら上欄または下欄)の余白、あるいは末尾の余白に、「壱字加入」、「弐字削除」、「参字訂正」といったように記入して、押印しなければなりません。この場合、もちろん字数を超過しないように気をつける必要があります。この印には署名の下に押した印鑑を使用します。発送のとき、郵便局でも訂正を指摘される場合がありますし、字数計算に誤りがあったときなどのために、印鑑(認印)を持参することをおすすめします。

B用紙が複数になる場合

文書が1枚の用紙におさまらず、複数の用紙にまたがる場合、用紙と用紙がつながっていることを示すために、ホチキスやノリでとじて、そのページのつなぎ目に左右の用紙にまたがるように、差出人のハンコを押します。このハンコは認印でもかまいませんが、シャチハタは不可です。枚数に制限はありませんが、1枚ごとに料金はかさんできます。

同封物を入れることはできない

内容証明郵便に送付する文書のほかに同封物を入れることはできません。図面その他の資料を一緒に送付したいときでも同封はできず、別便で発送しなければなりません。

>>次は、内容証明郵便の送り方

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