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内容証明郵便の書き方

内容証明郵便の書き方について解説します。

郵便局で受理してもらえるようにルールをふまえて書く

内容証明郵便には一定の形式があります。形式面をクリアしていないものは郵便局の窓口で受理してくれませんので注意してください。

@用紙

用紙の種類や大きさに特別の規制はありませんが、1行の字数や1頁の行数に制約があるので、注意が必要です。一般的にはB4判(半分に折って使用)、A4判、B5判を使用します。内容証明郵便専用のマス目が印刷された用紙も市販されているので、これを利用してもいいでしょう。

A標題

たとえば「催告書」のように標題をつけていますが、書いても書かなくてもかまいません。しかし、書いたほうが文書の内容が明確になりますし、文書としての体裁も整います。

B差出人

内容証明郵便を個人で出す場合は問題ありませんが、法人や団体が出す場合は、差出人名は、代表権限をもっている者が法人か団体を代表した文書であることを明確にするために、たとえば「A株式会社 代表取締役B」のように記載します。代理人によって発信することもできますが、その場合は「A株式会社 代理人C」のように記載します。

C受取人

受取人が法人や団体の場合も代表者の氏名は記載するほうが望ましいのですが、代表者氏名が不明であるような場合はあえて代表者の氏名を書かなくても「D株式会社 御中」と記載すれば十分で、法的にはD株式会社の代表権限を有する者に対する書面として評価されます。

内容証明郵便の基本ルール

用 紙 内容証明郵便の用紙は市販もされているが、紙の種類や大きさに決まりはない。通常はA4判、B5判あるいはB4判を半分に折って使用
標 題 絶対ではないが文書の内容を明確にするため通常は記載
差出人 「甲株式会社 代表取締役 ○○○○」のように記載
受取人 代表社名が不明であるときは別として、相手先の会社名と代表者実名を記載
文 字 使用できるのは日本語だけで、かな(ひらがな、カタカナ)、漢字、数字の使用ができる。外国語は不可だが、固有名詞に限り英字も使用可
数 字 「123」の算用数字も、「一二三」や「壱弐参」といった漢数字も使用可能だが、漢数字が一般的
記 号 かっこ、句読点のほかに、一般に記号として使用されるもの(たとえばm、%、+など)は使用できるが、あまり特殊なものは避けた方がよい。かっこ、句読点、記号も文字と同様、一個を一字として計算する。

>>次は、捺印と提出の際に注意すること

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